Przepływ pracy określa, jak udany będzie projekt. Kierując wizję zespołu na wspólny cel biznesowy i usprawniając jego procesy, automatycznie zmniejszasz ryzyko wykolejenia powodzenia projektu. Ale czy jest coś, co możesz zrobić, aby przyczynić się do pewnego sukcesu projektu? Absolutnie! Poprzez optymalizację przepływu pracy.
Każdy projekt jest wyjątkowy, co oznacza, że wymaga odrębnego przepływu pracy, zoptymalizowanego pod kątem konkretnego projektu. Może to obejmować automatyzację powtarzających się zadań, delegowanie zadań w zależności od różnych możliwości i przyjęcie solidności oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy.
Nawet pracując nad dwoma podobnymi projektami, nadal będziesz potrzebować indywidualnie zaprojektowanego i zoptymalizowanego przepływu pracy dla każdego z nich.
Ale dlaczego tak? Jak powszechnie wiadomo, nie ma dwóch osób o tej samej rzeczywistości, co oznacza, że nie ma dwóch projektów o takich samych wymaganiach dotyczących przepływu pracy. Dlatego wymagają rozwiązania, które zostanie wdrożone dla ich odrębnych potrzeb. Jak zatem stworzyć przepływ pracy, który będzie idealnie zoptymalizowany, aby zapewnić pomyślną realizację projektu?
W tym artykule omówimy strategie zarządzania przepływem pracy optymalizujące przepływy pracy. Ale wcześniej przyjrzyjmy się optymalizacji przepływu pracy.
Co to jest optymalizacja przepływu pracy
Polega na analizie procesów zachodzących w organizacji i podjęciu działań mających na celu ich jeszcze większą efektywność. Poprawa przepływu pracy obejmuje ocenę wskaźników KPI, recenzje z pierwszej ręki i opinie współpracowników oraz narzędzia. Podstawowe cele optymalizacji przepływu pracy są dość jasne.
- Dokumentowanie procesów i maksymalne wykorzystanie systemów i procesów firmy.
- Zwiększenie szybkości lub tempa realizacji projektów.
- Zmniejszanie tarć między rówieśnikami, zwłaszcza w komunikacji.
Problem polega na tym, że większość organizacji wybiera jeden lub dwa z powyższych celów, zamiast cieszyć się nimi wszystkimi. Firma nie powinna poświęcać jakości swojej pracy na rzecz szybkości, ani nawet narażać się na wypalenie pracowników z powodu złej organizacji lub nieefektywnych procesów. Jednak zdarza się to zbyt często.
Najtrudniejszy wybór: Shopify lub WooCommerceDzięki dokładnej analizie przepływu pracy możesz określić, w jaki sposób osiągnąć równowagę, która usprawni funkcjonowanie Twojej firmy.
Strategie zarządzania przepływem pracy
Wyeliminuj wąskie gardła wynikające z atestów
Idealnie byłoby, gdyby nikt nie był zaangażowany w grę polegającą na oczekiwaniu na posunięcie projektu do przodu. Jednak wąskie gardła nie dotyczą tylko jednej osoby. Za każdym razem, gdy kopie zapasowe zatwierdzeń są tworzone, wywołują efekt domina, który zmusza produktywnych pracowników do wstrzymywania zadań w oczekiwaniu na odpowiedź. Jednak wyeliminowanie wąskich gardeł związanych z zatwierdzaniem jest łatwiejsze niż myślisz. Najpierw.
- Zmniejsz liczbę kroków wymaganych do zatwierdzenia czegoś w Twojej firmie. Może to oznaczać zaangażowanie mniejszej liczby decydentów lub ograniczenie stanów przeglądu dla danego projektu.
- Upewnij się, że podejmujesz świadome wysiłki i regularnie sprawdzasz, czy nie ma zatwierdzeń i elementów wymagających Twojej uwagi, zamiast reagować na ich potrzeby w czasie rzeczywistym.
- Skonsoliduj narzędzia do współpracy przy projekcie i komunikacji w swoim zespole. Na przykład etap zatwierdzania może zostać utracony w łańcuchu wiadomości e-mail. Narzędzia takie jak Teamwork pomagają śledzić Twoje powiadomienia i wiadomości w jednym systemie.
Tablica Kanban pełniąca funkcję publiczną zapewnia bardzo potrzebne poczucie odpowiedzialności i przejrzystości. Dzięki temu projekty są w toku. Publiczne zatwierdzenia eliminują pytania, co dalej lub dla kogo w Twoim zespole jest to przeznaczone.
Jasno zdefiniuj decydentów i zminimalizuj zbędne role
Wracając do powyższego punktu, powinieneś zdać sobie sprawę, że zespoły w firmie mogą również przyczyniać się do chaosu, zatrudniając zbyt wielu kucharzy w kuchni podejmowania decyzji. Na przykład, co powinien przekazać menedżer? Czy zdarzają się przypadki, w których wiele osób pełniących podobne role może ostemplować projekt, aby mógł on być kontynuowany?
ABC udanego budowania biznesuPonadto to, co można uznać za zatwierdzenie lub decyzję, różni się w zależności od projektu i firmy. Istnieje ogromna różnica pomiędzy kciukiem w górze na czacie zespołu a dogłębną recenzją, która wymaga opinii i notatek. Ze względu na aktualność istotne jest rozróżnienie powyższych. Znalezienie równowagi może wymagać od menedżerów i przełożonych poczynienia pewnych kompromisów.
Mogą jednak istnieć możliwości upoważnienia młodszych pracowników do zatwierdzania procesu i zapewniania ciągłości działania. Tak czy inaczej, zdefiniowanie decydentów jest niezbędne do optymalizacji przepływu pracy i jest narzędziem jak Praca zespołowa potrafi wskazać osobę odpowiedzialną za dowolną część projektu.
Zautomatyzuj swoje przepływy pracy
W dzisiejszych czasach wszystko ulega automatyzacji, a Twoje przepływy pracy nie powinny zostać pozostawione w tyle. Nie należy jednak ulegać presji automatyzacji każdego procesu łączenia wszystkich przepływów pracy. To powiedziawszy, istnieje wiele praktycznych, prostych możliwości automatyzacji, które współpracują z optymalizacją przepływu pracy, która obejmuje.
- Wyrównanie i połączenie wewnętrznych aplikacji Twojej firmy w celu płynnego przesyłania plików, dostępu do współdzielonych dysków i wielu innych funkcji w scentralizowanej aplikacji komunikacyjnej.
- Trzymając się jednego źródła prawdy podczas śledzenia zasobów, celów i zapasów. Minimalizuje to konieczność powtarzania się, a jednocześnie gwarantuje, że Twój zespół ma zawsze do czynienia z „prawidłowymi informacjami”.
- Dostosuj aktualizacje i powiadomienia do powyższych.
Wizualizuj swoje przepływy pracy
Zanim wdrożysz przepływ pracy w praktyce, upewnij się wizualizuj je. Dzięki temu łatwiej jest zaplanować najważniejsze kroki i odkryć możliwości łączenia przepływów pracy. Możesz używać aplikacji innych firm, takich jak Lucidchart, do tworzenia i mapowania przepływów pracy klientów.
5 rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę przy zakupie domuPoza samym mapowaniem warto rozważyć sposób dedykowanego zarządzania przepływem pracy narzędzie może sprawić, że Twoje przepływy pracy będą bardziej wizualne. Na przykład, korzystając z widoku tabeli Teamwork, pracownicy uzyskują oznaczony kolorami, przejrzysty obraz, który pomaga im zrozumieć postęp, status i priorytet projektu. Jest to idealne miejsce do dokumentowania przepływów pracy bez konieczności ręcznego rejestrowania.
Regularnie dokonuj ponownej oceny swoich przepływów pracy i identyfikuj potencjalne zakłócenia
W ramach analizy przepływu pracy zwróć uwagę na problemy, które mogą potencjalnie zakłócić Twoje procesy. Należą do nich.
- Zmiany w aplikacjach i narzędziach kluczowych dla przepływu pracy w firmie. Może to zostać zaktualizowane do bieżącego zastosowania nowego narzędzia zaproponowanego przez kierownictwo.
- Nagłe zmiany personalne obejmują zmniejszenie budżetów na narzędzie, z którego korzysta Twój zespół lub nowe role.
- Pracownicy nie dokumentują lub nie trzymają się swoich procesów zgodnie z Twoim przepływem pracy. Może to być problem na poziomie osobistym lub bardziej istotny, np. złe wdrożenie.
Przewidywanie powyższych punktów oznacza, że masz puls na ludziach i decyzjach związanych z przepływem pracy w Twojej firmie. Jednak wiąże się to również z regularną ponowną oceną przepływów pracy, aby mieć pewność, że zakłócenia nie wystąpią ponownie. Od bezpośrednich konwersji ze współpracownikami po KPI – możesz określić, czy Twoje wysiłki przynoszą owoce.
Końcowa myśl
Mniej stresu, lepsze pomysły i zrobienie więcej – oto, co pomaga osiągnąć proces optymalizacji przepływu pracy. Dzięki optymalizacji przepływu pracy możesz wiele osiągnąć i pokonać wiele wąskich gardeł. Na szczęście istnieje wiele strategii i narzędzi pozwalających podejść do tego problemu, jak opisano powyżej.
7 skutecznych sposobów na odzyskanie motywacji do pracyNarzędzia te pomagają osiągnąć płynną komunikację niezależnie od tego, jak skomplikowany i prosty jest proces.
