Właściciele małych firm zazwyczaj bardzo skupiają się na wynikach finansowych. Każdy wydatek, niezależnie od tego, jak mały, może mieć wpływ na ogólny budżet, dlatego priorytetem jest trzymanie wszystkich wydatków w ryzach.
Jest jednak jeden obszar, w którym wielu właścicieli firm nie robi wszystkiego, co w ich mocy, aby utrzymać koszty pod kontrolą. Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami IT, nierzadko zdarza się, że przedsiębiorcy skupiają się na początkowym zakupie niezbędnych narzędzi i miesięcznych kosztach utrzymania, a zapominają, że są to inwestycje, które należy maksymalizować, aby uzyskać jak największe korzyści.
Na przykład nie zwracając uwagi na odnawianie licencji, małe firmy mogą płacić co roku o tysiące dolarów więcej, niż jest to konieczne – a to dopiero wierzchołek góry lodowej.
Z tego powodu, Zarządzanie zasobami IT musi stanowić kluczową część każdego planu informatycznego przedsiębiorstwa. Bez tego wydasz o wiele więcej, niż to konieczne.
Audyty, odnowienia i zarządzanie cyklem życia
Mówiąc najprościej, zarządzanie zasobami IT oznacza dokładną wiedzę, jakie zasoby posiadasz – sprzęt i oprogramowanie – oraz gdzie się znajdują, w jaki sposób są wykorzystywane, na jakim etapie cyklu życia się znajdują oraz, w stosownych przypadkach, kiedy wygasają i wymagają odnowienia lub wymiany.
Uzbrojony w te informacje Twój zespół IT może podejmować mądre decyzje dotyczące przyszłego sprzętu, opracowywać dokładniejsze budżety i eliminować marnotrawstwo, a wszystko to może mieć pozytywny wpływ na Twoje ogólne wyniki finansowe.
Zarządzanie zasobami IT pomaga obniżyć koszty na kilka kluczowych sposobów:
1) Zarządzanie audytem.
Wiele z głównych technologii firmy, w tym Microsoft, Oracle i IBM, coraz bardziej agresywnie przeprowadzają audyty klientów, szukając przypadków korzystania przez firmy z nielicencjonowanego lub niewłaściwie/niewystarczająco licencjonowanego sprzętu i oprogramowania.
Audyt może nie tylko okazać się kosztowny w przypadku niezgodności z umowami z dostawcami (audyt IT może kosztować firmę średnio około 100,000 200,000 dolarów lub więcej), ale czas potrzebny na zebranie informacji potwierdzających zgodność z przepisami zmniejsza produktywność. Na przykład podczas niedawnego audytu, który trafił na pierwsze strony gazet, duża firma produkcyjna została zmuszona do sporządzenia ponad XNUMX XNUMX stron dokumentacji związanej z jej zasobami informatycznymi.
Chociaż Twoja mała firma będzie prawdopodobnie znacznie mniej obciążona, korzystanie z narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania, które umożliwia natychmiastowy wgląd w to, co posiadasz i w jaki sposób jest wykorzystywane, może sprawić, że proces audytu będzie przebiegał sprawniej i pozwoli zaoszczędzić pieniądze na karach i opłatach .
2) Maksymalizacja zasobów.
Czy wiesz, w jaki sposób każdy sprzęt i oprogramowanie IT jest wykorzystywane w Twojej firmie? Czy każdy z Twoich pracowników korzysta z oprogramowania, w które zainwestowałeś i za które uiściłeś opłaty licencyjne? Czy kiedy nadchodzi czas aktualizacji systemu operacyjnego, wiesz dokładnie, ile komputerów znajduje się w sieci i jakie są wymagania dotyczące pamięci?
To tylko niektóre kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas zarządzania IT – oraz niektóre obszary, które mogą potencjalnie kosztować Twoją firmę. Jeśli inwestujesz w oprogramowanie, z którego korzysta tylko kilka osób w firmie, nie musisz kupować licencji dla wszystkich. Lub, w zależności od funkcji, których używasz w aplikacji, może nie być konieczne płacenie za aktualnie posiadany poziom licencji.
Odcinki wypłat 101: Jak tworzyć odcinki wypłatSkutecznie zarządzając aktywami oraz śledząc, co posiadasz i w jaki sposób jest ono wykorzystywane, możesz mieć pewność, że uzyskasz maksymalną wartość swoich inwestycji.
3) Zarządzanie cyklem życia sprzętu.
Dział IT wymaga ciągłych inwestycji w modernizację i wymianę sprzętu, który jest przestarzały, nieodpowiedni lub wygasł. Ponieważ część sprzętu jest bardzo droga i wymaga leasingu, konieczne jest, aby małe firmy dotrzymywały terminów umów leasingu i terminów ich wygaśnięcia, aby uniknąć płacenia dodatkowych opłat za dalsze korzystanie z przestarzałego sprzętu lub płacenia więcej, niż powinny, za nieoczekiwane zastąpić przestarzałą maszynę.
Wiedza o tym, co masz, kiedy to otrzymałeś i kiedy należy je wymienić, pozwala na lepsze planowanie budżetu i ogólne zarządzanie wydatkami.
Jednym z głównych czynników sukcesu każdej małej firmy jest dziś umiejętność śledź kluczowe wskaźniki i podejmuj decyzje w oparciu o realne dane. Zasoby IT nie różnią się od siebie. Dzięki solidnemu programowi do zarządzania aktywami, który umożliwia pełny wgląd w zasoby firmy i powiadamia o kluczowych problemach, małe firmy mogą wyprzedzać konkurencję i lepiej zarządzać ogólnymi budżetami IT.
