Niezależnie od wielkości Twojej firmy, ostatecznie będziesz musiał uaktualnić istniejące systemy i oprogramowanie lub dodać nowe rodzaje. Chociaż te zmiany mogą ostatecznie poprawić produktywność, mogą również spowodować poważne wstrząsy – zwłaszcza jeśli nie zostaną przeprowadzone prawidłowo. Istnieje wiele problemów związanych z oprogramowaniem w całej firmie i implementacja sprzętowa w tym:
- Problemy ze zgodnością sprzętu i oprogramowania
- Awarie
- Utrata danych i
- Słabe przeszkolenie użytkowników.
Wskazówki dotyczące wdrażania oprogramowania i sprzętu
Oprogramowanie oraz implementacje sprzętowe nie musi być trudne. Wykonując cztery proste kroki, możesz mieć pewność, że Twoja implementacja przebiegnie bezproblemowo.
1. Opracuj plan wdrożenia.
To najważniejsza część procesu i ta, w której wiele firm ma kłopoty. Plan powinien zawierać konkretny harmonogram wdrażania, w tym zakup i testowanie oprogramowania lub sprzętu, szkolenia, wdrożenie i plany awaryjne dotyczące obsługi przerw i przestojów. Bez solidnego planu możesz zostać zaskoczony przez komplikacje zabijające produktywność.
Niektóre firmy mogą oferować wsparcie w zakresie wdrażania oprogramowania i sprzętu, gdy kupujesz ich oprogramowanie, co może wyeliminować wiele zgadywanek z tego procesu. Na przykład, jeśli prowadzisz firmę budowlaną, możesz użyć implementacji oprogramowania Procore, aby wdrożyć ich oprogramowanie dla całego zespołu, zamiast próbować zarządzać procesem wdrażania wewnętrznie. Końcowym rezultatem jest to, że będziesz mieć kogoś, kto zna tajniki oprogramowania, odpowiedzialnego za szkolenie personelu i zapewnianie wsparcia technicznego na wszystkich etapach wdrażania.
2. Utrzymuj otwarte linie komunikacyjne.
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się samodzielnie zaplanować i zarządzać implementacją oprogramowania i sprzętu, czy powierzyć to komuś innemu, musisz trzymać swoich ludzi w pętli. Potrzebują jasnego pojęcia o strukturze i harmonogramie implementacji, a także Twoich oczekiwań. Musisz również być otwarty na opinie od swojego personelu dotyczące implementacji oprogramowania i sprzętu. Plan może wyglądać dobrze na papierze, ale w praktyce możesz odkryć, że stwarza trudności, które zauważą tylko ludzie w okopach. Utrzymywanie otwartych linii komunikacyjnych sprawia, że Twoi pracownicy czują się, jakby byli częścią implementacji, a nie jakby im ją narzucono.
Czytać: Znaczenie aktualizacji oprogramowania
3. Utrzymuj stałe cele.
Mogą zdarzyć się chwile podczas wdrażania, kiedy będziesz musiał zmienić niektóre słupki. Być może musisz poczekać na udostępnienie poprawki oprogramowania, zanim będziesz mógł kontynuować, lub napotkałeś jakieś inne przeszkody. Te zmiany i opóźnienia są całkowicie normalne i typowe dla danego kursu. I dopóki poinformujesz personel o powodzie opóźnienia, powinni to zrozumieć.
Nie należy jednak wprowadzać niepotrzebnych zmian do planu.
Na przykład, aktualizujesz oprogramowanie bazy danych i zdecydowałeś się najpierw udostępnić je zdalnemu zespołowi sprzedaży. Ponieważ żaden z nich nie pracuje w firmie, musisz zaplanować daty, w których każdy sprzedawca przyjdzie i zaktualizuje swoją maszynę. Ponieważ jest to złożona aktualizacja, może to potrwać cały dzień, więc każda osoba musi wyczyścić swój harmonogram na ten dzień. Zaplanowałeś wszystkich i wszystko jest gotowe, a następnie decydujesz, że wolisz, aby sami wykonali instalacje. W ostatniej chwili odwołujesz sesje wewnętrzne i zamiast tego wysyłasz personelowi sprzedaży e-mail z linkiem do oprogramowania pobieranieoraz instrukcje dotyczące instalacji i konfiguracji.
Skutkiem tej zmiany jest to, że masz sprzedawców, którzy wyczyścili swoje harmonogramy, oczekując profesjonalnej aktualizacji oprogramowania, a zamiast tego muszą poświęcić ten czas na samodzielne rozgryzienie instalacji. To pozostawia wiele miejsca na błędy i frustrację, a może skończyć się tym, że wdrożenie oprogramowania i sprzętu zajmie dwa razy więcej czasu.
4. Śledź każdy etap procesu.
Prowadź zapisy procesu – obszary, które przebiegły bezproblemowo, i obszary, które wymagały poprawy. Prawdopodobnie nie będzie to ostatni raz, kiedy będziesz przeprowadzać implementację, więc prowadzenie zapisów pokaże Ci, gdzie musisz ulepszyć następne oprogramowanie i implementacja sprzętowa.
