Wszyscy znamy koncepcję „prezentacji w windzie” – krótkiego i przekonującego opisu pomysłu lub produktu, którego celem jest wzbudzenie zainteresowania słuchacza.
Podsumowanie wykonawcze jest pisemnym odpowiednikiem tego. Znajdujące się na początku dokumentu, podsumowanie wykonawcze jest krótkim przeglądem zawierającym kluczowe ustalenia i wnioski z raportu, analizy lub planu biznesowego, wraz z sugestiami dotyczącymi przyszłych działań.
Jak napisać skuteczne podsumowanie wykonawcze
Dlaczego więc streszczenia dla kadry kierowniczej są ważne? Zastanów się przez chwilę, że jesteś badaczem, biznesmenem lub fundatorem, który ma mało czasu. Gdyby ktoś poprosił cię o przeczytanie 20-stronicowego raportu, chciałbyś wiedzieć, że jest wart twojego czasu i wysiłku.
Dokładnie to robi streszczenie – przekazuje najważniejsze części raportu, dając czytelnikowi jasny obraz tego, czego się spodziewać. Jeśli są zainteresowani punktami, które poruszasz w streszczeniu, istnieje większe prawdopodobieństwo, że przeczytają Twój raport.
Jasne jest zatem, że streszczenie jest jedną z najważniejszych części raportu. Ale od czego zacząć, jeśli chodzi o napisanie skutecznego streszczenia? Postępuj zgodnie z tymi krótkimi wskazówkami, aby uczynić streszczenie tak mocnym, jak to możliwe.
Napisz swoje streszczenie na końcu
Chociaż Twoje podsumowanie będzie pierwszą rzeczą, jaką zobaczą Twoi czytelnicy, powinieneś zostawić zadanie jego napisania na sam koniec. Wtedy będziesz mieć jasny przegląd tego, co jest zawarte w Twoim raporcie, i możesz użyć struktury swojego raportu, aby zbudować swoje podsumowanie.
Czy wyniki czytelności są wiarygodne – oto faktyWypróbuj internetowe narzędzie do podsumowań
Streszczenia tekstów oparte na sztucznej inteligencji mogą być przydatnym punktem wyjścia dla autorów raportów. Ta wschodząca technologia podsumowuje raporty, artykułów i dokumentów biznesowych, podkreślając kluczowe punkty i stanowiąc przydatną podstawę do sporządzenia mocnego i skutecznego streszczenia.
Sprawdź, czy istnieje wymagana struktura
Podsumowanie wykonawcze można napisać dla wszelkiego rodzaju długich dokumentów, w tym raportów marketingowych i planów biznesowych. Z tego powodu nie ma ustalonej struktury, której autorzy powinni przestrzegać – często będzie to zależeć od grupy docelowej, struktury raportu i jego celu.
Jeśli przesyłasz raport do konkretnej firmy, powinieneś najpierw sprawdzić, czy obowiązuje ją jakaś wymagana struktura.
Jeśli nie, najlepiej jest ustrukturyzować streszczenie wykonawcze zgodnie z tą samą strukturą raportu. Możesz użyć podtytułów, aby podzielić sekcje, na przykład „Wprowadzenie do raportu”, „Metody badawcze”, „Podsumowanie' i 'Rekomendacje'.
Zacznij silny
Pierwszy wiersz Twojego streszczenia powinien od razu przyciągnąć uwagę czytelnika. Możesz chcieć nakreślić zakres raportu lub problem, który próbujesz rozwiązać. Na przykład może się zdarzyć, że Twój temat był ostatnio w wiadomościach lub Twoja firma ma konkretny problem, na którym chcesz się skupić.
Dobrym przykładem mocnego, skoncentrowanego otwarcia jest to pierwsze zdanie ze streszczenia raportu marketingowego:
„Sporządzenie niniejszego raportu miało na celu zbadanie przyczyn spadku sprzedaży czekolady Choice Chocolate w ciągu ostatnich dwóch lat od jej szczytu w 1998 r. oraz zalecenie sposobów zwiększenia tej sprzedaży”.
Jak wybrać odpowiedni temat dla swojego projektu badawczegoZwięźle omawiając cel i zadania raportu, podsumowanie przyciąga osoby zainteresowane tym obszarem. Używa również prostego języka, aby upewnić się, że jest jasne i jak najłatwiejsze do odczytania.
Bądź zwięzły
Większość witryn akademickich i internetowych źródeł biznesowych zgadza się, że długość streszczenia wykonawczego powinna wynosić od 5 do 10% całości raportu. Tak więc, jeśli dokument ma 5,000 słów, powinieneś napisać streszczenie wykonawcze o długości od 250 do 500 słów.
Potraktuj to jako przybliżoną wartość, a nie cel. Przykładowo, jeśli uda Ci się przekazać najważniejsze punkty raportu w mniejszej liczbie słów, będzie to jeszcze lepsze dla czytelnika.
Używaj odpowiedniego języka dla swojej publiczności
Wszystkie streszczenia dla kierownictwa powinny mieć profesjonalny ton, chociaż może zaistnieć konieczność dostosowania języka do grupy docelowej.
Na przykład, jeśli zwracasz się do grupy finansistów, możesz użyć innego języka i skupić się na najważniejszych ustaleniach. Jeśli jednak Twoja grupa docelowa to Twoi koledzy z branży marketingowej, możesz nieco bardziej zagłębić się w temat lub użyć bardziej technicznego języka.
Trzymaj się informacji zawartych w raporcie
Brzmi to oczywiste, ale Twoje streszczenie powinno zawierać tylko informacje, które można znaleźć w raporcie. Choć może to być kuszące, nie używaj tej sekcji jako wymówki, aby wcisnąć dodatkowe badania lub ustalenia.
Upewnij się, że Twoje streszczenie będzie samodzielne
Oznacza to, że powinno mieć sens samo w sobie, niezależnie od całego raportu. Weź pod uwagę, że streszczenie może być jedyną częścią raportu, którą czyta Twoja grupa docelowa, więc musi mieć solidną strukturę i być łatwe do zrozumienia.
Wykorzystanie mocy słów przejściowych w artykułach uniwersyteckichUżyj punktów wypunktowanych, aby przekazać najważniejsze informacje
Punkty wypunktowane są skutecznym sposobem na wyróżnienie najważniejszych kwestii i zapobiegnięcie ich zagubieniu w morzu tekstu.
Umieszczenie twojego punktory zależy całkowicie od raportu, ale często dobrze sprawdzają się w ostatniej sekcji podsumowania – w części, w której chcesz wyjaśnić, jakie działanie ma podjąć osoba czytająca raport.
Zwracając uwagę na swoje rekomendowane działania, ułatwiasz odbiorcom rozważenie Twoich sugestii. Będziesz również przedstawiać siebie jako kandydata zorientowanego na rozwiązania z jasnym planem!
