Rozwój firmy, cementowanie relacji z lojalnymi klientami, spełnianie wymagań pracowników i płacenie im za ich składki to ogromne kamienie milowe. Jednakże terminowe regulowanie płatności dla personelu może stanowić wyzwanie.
Rynek oprogramowania płacowego rozwijał się z każdym rokiem HCM i ERP oprogramowanie posiadające możliwości przewyższające konkurencję. Oto 16 podstawowych wskazówek, które pomogą Ci wybrać oprogramowanie płacowe, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Rozważ koszt
Decydując, czy oprogramowanie jest dla Ciebie odpowiednie, warto wziąć pod uwagę cenę. Możesz także sprawdzić, ile kosztują podobne programy i dokonać porównania.
Zapytaj o strukturę cenową, np. czy jest to stawka ryczałtowa miesięczna lub proporcjonalna do liczby użytkowników dodanych do systemu. Należy mieć także świadomość, że cena programu płacowego będzie się zmieniać w zależności od wielkości i potrzeb Twojej firmy.
Przetważanie wypłaty
Przed zainstalowaniem jakiegokolwiek oprogramowania musisz dokładnie określić, jakich funkcji potrzebujesz. Chociaż wszystkie programy przetwarzające automatyzują płace, każde z nich ma swoje unikalne funkcjonalności. Czynniki takie jak potrącenia składek i premia będą miały wpływ na kalkulację listy płac.
Upewnij się, że system płac, który rozważasz, może rejestrować liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika. Oprócz ułatwienia potrąceń, Twój program płacowy powinien posiadać następujące funkcjonalności:
- Prowadzenie zapisów.
- Organizowanie zadań.
Integracja z istniejącymi procedurami
Przy wyborze konkretnego oprogramowania niezwykle istotne jest uwzględnienie istniejącego systemu w Twojej firmie. Nawet jeśli zatrudnisz osobę trzecią do obsługi przetważanie wypłaty, niezbędny jest wybór oprogramowania płacowego zgodnego z procedurami operacyjnymi.
Wskazówki dotyczące taktyki pakowania dotyczące bezpieczeństwa wkładów Vape i bateriiByć może korzystasz już z różnych programów, w tym z usług księgowych i sprawdzających. Wybór usługi oprogramowania płacowego, która skutecznie współpracuje z takimi systemami, pomoże Ci zaoszczędzić czas i wysiłek związany z ich monitorowaniem i administrowaniem.
Weź pod uwagę doświadczenia poprzednich użytkowników
Jeśli prowadzisz nową firmę, wskazane jest korzystanie z oprogramowania płacowego, które ma dobre oceny od większości poprzednich klientów. Wybierz oprogramowanie HCM i ERP, które jest łatwe w obsłudze, a nie skomplikowane.
Jest mało prawdopodobne, że zyskasz na oprogramowaniu, jeśli Twoi pracownicy nie będą zadowoleni z jego używania. Możesz poprosić o recenzje firmy, które korzystały z podobnego oprogramowania.
Potrącanie podatku i raportowanie
Potrącenie podatku u źródła jest jednym z najbardziej uciążliwych aspektów obsługi kadrowo-płacowej. W zależności od wybranej metody niektóre osoby mogą przesyłać swoje podatki co kwartał do odpowiednich agencji lokalnych, stanowych i federalnych.
Niektórzy mogą składać dokumenty takie jak W-9 i 1099 dla wykonawców oraz W-2 dla byłych pracowników do Internal Revenue Service (IRS). W przypadkach, gdy obsługa kadrowo-płacowa gwarantuje, że prowadzona przez nią obsługa podatkowa jest pozbawiona błędów, Klient nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek kary nałożone przez organy podatkowe.
Ustal, czy oprogramowanie działa w chmurze
Niektóre firmy muszą działać przez całą dobę, bez ograniczeń i granic. Korzystanie z rozwiązania płacowego opartego na chmurze ułatwia menedżerowi zdalną autoryzację podstawowych żądań.
Umożliwia także pracownikom weryfikację statusu pracy i dokonanie niezbędnych korekt. Co więcej, posiadanie centralnego centrum, z którego można zarządzać wszystkimi operacjami, zmniejsza złożoność dla wszystkich.
Użyj oprogramowania do odzyskiwania danych, aby odzyskać utracone dane w 3 prostych krokachOprócz zapewniania dostępności z dowolnego miejsca, rozwiązania chmurowe oferują zazwyczaj opcję płatności miesięcznych, co pozwala na zmniejszenie wydatków na oprogramowanie i uniknięcie znacznych inwestycji początkowych.
Dostęp do obsługi klienta
Zastanów się, czy potrzebujesz wskazówek, jak przejść od zarządzania listą płac za pomocą arkusza kalkulacyjnego do oprogramowania, czy też możesz samodzielnie poruszać się po podstawach.
Zakres dostępu do obsługi klienta różni się w zależności od usługodawcy. Podczas gdy niektóre usługi przypiszą do Twojego konta pojedynczy punkt kontaktowy, inne udostępnią Ci cały personel. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, przemyśl swoje wymagania.
Pomyśl o poufności
Usługi kadrowo-płacowe, np raporty dotyczące wynagrodzeń i wyników pracy pracowników, pociągają za sobą wiele prywatnych informacji. Powinieneś dokładnie rozważyć funkcje bezpieczeństwa oferowane przez oprogramowanie płacowe, które chcesz kupić. Warto poszukać takiego, który oferuje szyfrowanie wielopoziomowe.
Najlepiej, aby rozwiązanie pozwalało na precyzyjne zdefiniowanie obowiązków wszystkich działów, uniemożliwiając dostęp do wrażliwych informacji osobom, które nie powinny ich mieć.
Najlepiej byłoby kontrolować dostępy i role użytkowników, aby móc zapraszać do współpracy osoby z różnych działów, przydzielać wiele obowiązków i ustawiać uprawnienia dla każdej jednostki.
Będziesz mieć pełną kontrolę nad wszystkimi danymi osobowymi, a jednocześnie będziesz mógł płynnie komunikować się między wieloma działami.
Twój zespół ds. kadr doceni oprogramowanie płacowe z raportami ze ścieżki audytu, umożliwiające śledzenie i badanie wszelkich nieautoryzowanych modyfikacji danych pracowników.
Zgodność z prawem
Oprócz typowych przepisów dotyczących płac, sprawdź, czy istnieją jakieś dodatkowe przepisy, których musi przestrzegać firma, którą będziesz przetwarzać płace. Jeśli tak, rozważ wybór oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami.
Jak obliczyć podatek od sprzedaży za pomocą internetowego kalkulatora podatku od sprzedażyUtrzymanie legitymacji Twojej firmy zależy od przestrzegania obowiązujących przepisów. Pomocne byłoby skorzystanie z rozwiązania, które natychmiast oblicza takie elementy, jak fundusz emerytalny (PF) i podatek dochodowy dla Twoich pracowników.
Program powinien umożliwiać dostosowanie ustawień PF do własnych upodobań, tworzenie zorganizowanych raportów ułatwiających raportowanie podatkowe i skuteczne dostosowywanie się do nowych wytycznych.
Regulowane parametry wynagrodzeń
Twoja siła robocza może składać się z doświadczonych specjalistów i nowo zatrudnionych stażystów. Łatwiej będzie Ci zarządzać płacami, budżetami zespołów i wydatkami na personel, jeśli dostosujesz się do różnych ustaleń dotyczących wynagrodzeń w Twojej firmie.
Wybrane rozwiązanie powinno umożliwiać dopasowanie wynagrodzeń do szerokiego zakresu ról i obowiązków. Na przykład Twoi pracownicy sprzedaży terenowej mogą wymagać wyższego limitu zwrotu kosztów paliwa niż sprzedawcy pracujący w biurach. Co więcej, powinno umożliwiać zapisanie tych konfiguracji jako planów i zastosowanie ich w przyszłości do nowych pracowników.
Elektroniczne przelewy wynagrodzeń
Weź pod uwagę usługi płacowe, które nawiązały współpracę z głównymi bankami obsługującymi depozyty bezpośrednie. Dzięki temu możesz wpłacać czeki bezpośrednio na konta bankowe pracowników, bez konieczności opuszczania oprogramowania płacowego.
Możesz także wybrać oprogramowanie, które umożliwia przesyłanie płatności pracownikom poprzez zbieranie i wprowadzanie ich danych bankowych podczas rekrutacji i selekcji.
Wydajne oprogramowanie pozwala na szybki przelew wynagrodzenia za pośrednictwem wstępnie wypełnionych informacji bankowych w dniu wypłaty. Te alternatywy są niezawodne i zapewniają Twoim pracownikom, że otrzymają wypłaty na czas.
Portal samoobsługi personelu
Dział płac działa według ścisłego harmonogramu i rygorystycznych terminów. Wybrane przez Ciebie rozwiązanie powinno zawierać interfejs samoobsługi dla pracowników. Wygodne jest umożliwienie pracownikom elektronicznego przesyłania dokumentacji dotyczącej zeznań podatkowych i zwrotów kosztów.
Poleć ponad 5 marek tablic elektronicznychCo więcej, zmniejszysz prawdopodobieństwo niezgodności danych pracowników. Możesz ustalać terminy i wysyłać automatyczne przypomnienia, aby mieć pewność, że pracownicy złożą dokumenty na czas. Łatwiej jest weryfikować wpisy online, co pozwala na posortowanie rachunków do zwrotu w odpowiednie kategorie.
Obsługa arkusza kalkulacyjnego
Przetwarzanie listy płac wymaga szeregu danych wejściowych, z których większość pochodzi z różnych miejsc. Ponieważ jest to standardowa metoda przechowywania danych w wielu firmach, istotne jest znalezienie oprogramowania, które będzie w stanie przetwarzać dane wprowadzane w arkuszach kalkulacyjnych.
Unikaj czasochłonnego procesu ręcznego generowania wpisów pracowników, importując zbiory dużych zbiorów danych za pomocą funkcji importu. Oprogramowanie powinno umożliwiać przesyłanie zbiorczych wpisów pracowników. Będziesz mieć szybki dostęp do danych, takich jak profile pracowników, konta bankowe i historie zatrudnienia.
Rozliczenia pełne i ostateczne
Każda decyzja o zwolnieniu pracownika jest trudna. Niemniej jednak, po podjęciu decyzji, procedura powinna przebiegać sprawnie.
Upewnij się, że oprogramowanie, które rozważasz kupić, umożliwia rozliczanie odpraw pracowniczych, premii, prowizji i bezpłatnych urlopów. Powinna także istnieć możliwość wysyłania odcinków wypłat lub przypomnień na adres e-mail podany przez pracownika.
Liczba pracowników
Przed wyborem konkretnego oprogramowania płacowego istotne jest określenie liczby pracowników, których system płacowy będzie musiał obsłużyć. Obliczając tę liczbę, należy wziąć pod uwagę sezonowość i wszelkie zmiany kadrowe, które mogą wystąpić.
Uwzględnij nowo zatrudnionych i odchodzących pracowników, ponieważ w przypadku odejścia dowolnej osoby informacje o tej osobie muszą pozostać w programie płacowym przez cały rok, aby można było je wykorzystać w raportach na koniec roku. Pamiętaj, że większość usługodawców będzie pobierać opłaty w zależności od wielkości siły roboczej.
W jaki sposób nowe technologie mogą pomóc Twojej firmieZapytaj, czy istnieje okres próbny
Wypróbowanie pakietu kadrowo-płacowego przed zakupem to świetny sposób, aby upewnić się, że spełnia on Twoje potrzeby. Większość dostawców oprogramowania płacowego oferuje obecnie bezpłatne wersje demonstracyjne lub okresy próbne, więc możesz wypróbować oprogramowanie przed podjęciem decyzji o jego zakupie.
Byłoby lepiej, gdyby firma umożliwiła bezpłatną subskrypcję próbną bez zbierania informacji o płatności. Jeśli uważasz, że oprogramowanie jest idealne dla Twojej firmy, ale wymaga specyficznych dostosowań, możesz przesłać opinię sprzedawcy.
Uwagi końcowe
Inwestycja w oprogramowanie płacowe to kluczowa decyzja finansowa i operacyjna Twojej firmy. Łatwo jednak dać się ponieść szumowi wokół dostępnych na rynku rozwiązań HCM i ERP. Przed zakupem odpowiedniego systemu płacowego należy zapoznać się z wymaganiami swojej firmy.
Wybierz oprogramowanie płacowe, które priorytetowo traktuje potrzeby użytkowników w zakresie łatwości obsługi, dostępności, obsługi klienta i bezpieczeństwa danych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możesz położyć podwaliny pod odnoszącą sukcesy firmę, która będzie prosperować w dającej się przewidzieć przyszłości.
