Stworzenie udanego projektu nie jest takie proste. Niezależnie od tego, czy przenosisz firmę do innej lokalizacji, tworzysz stronę internetową dla nowej firmy, czy aktualizujesz informacje w systemie, musisz postępować zgodnie z należytym procesem. Oznacza to przestrzeganie pięciu głównych faz każdego projektu: inicjacji, planowania, wykonania, monitorowania i zamknięcia.
Zanim zaczniesz szukać oprogramowania do zarządzania projektami lub pliku alternatywa dla Jirymusisz zrozumieć wszystkie główne procesy zarządzania projektami. Z czego zatem składa się każda faza zarządzania projektem?
Faza 1: Rozpoczęcie projektu
Na tym etapie projektu po prostu zamieniasz swój abstrakcyjny pomysł w cel. Powinieneś zdefiniować uzasadnienie biznesowe i cały projekt na szerszym poziomie. Jeśli chcesz przejść przez proces inicjacji bez napotykania żadnych przeszkód, powinieneś określić przyczyny tego projektu, a następnie opracować kartę projektu.
Karta projektu powinna zawierać przydatne szczegóły, takie jak cele, ograniczenia, kierownik projektu, budżet i harmonogram projektu. Wszystkie te szczegóły powinny być jasno określone w karcie projektu.
Po zakończeniu tworzenia karty projektu możesz teraz zidentyfikować wszystkich interesariuszy projektu. Utwórz rejestr dla swoich interesariuszy; przypisać każdej osobie rolę, oznaczenie i wymagania dotyczące komunikacji. Powinieneś także określić, w jaki sposób każdy interesariusz będzie miał wpływ na projekt.
Faza 2: Planowanie projektu
Planowanie to druga faza projektu, w której będziesz potrzebować całkowitej staranności i bezpłatnego narzędzia do śledzenia problemów, takiego jak Jira. Jeśli nie masz oprogramowania, które może pomóc w planowaniu, ten etap projektu powinien zająć prawie połowę harmonogramu projektu.
Jak zbudować wydajny zespół programistów aplikacjiNa etapie planowania projektu należy:
- Zidentyfikuj wszystkie wymagania techniczne projektu.
- Przygotuj szczegółowy harmonogram projektu.
- Stwórz plan komunikacji.
- Ustal cele i rezultaty.
Najpopularniejszym sposobem tworzenia celów projektu jest wykorzystanie techniki SMART. Ta metoda ogranicza każdego kierownika projektu do jasnego zdefiniowania celów projektu i zapewnienia, że są one osiągalne. Celem SMART powinno być konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny, oraz aktualny.
Kierownicy projektów powinni także ustalić harmonogram projektu na etapie planowania. Tworząc harmonogram, menedżerowie mogą opracować plan komunikacji i zaplanować komunikację ze wszystkimi interesariuszami. Menedżer powinien także przejrzeć dane z przeszłości, zidentyfikować wszystkie ryzyka i znaleźć sposoby na ich minimalizację.
Faza 3: Realizacja projektu
Faza wykonawcza jest najważniejszą częścią projektu. Na tym etapie Twój zespół wykorzystuje swoje narzędzia do pracy. Tworzysz przepływ pracy, który Twój zespół może śledzić podczas realizacji projektu. Dzięki przejrzystemu przepływowi pracy możesz łatwo monitorować postępy zespołu i zapewnić, że produktywność pozostanie na najwyższym poziomie.
Na tym etapie Realizacja projektukierownik projektu musi skutecznie współpracować z interesariuszami projektu. Ma to na celu zapewnienie, że wszyscy będą na bieżąco z realizacją projektu. Możesz swobodnie korzystać z narzędzi do współpracy, aby przyspieszyć realizację i utrzymać produktywność swoich zespołów pod kontrolą.
Faza 4: Monitorowanie projektu
Monitorowanie i kontrolowanie projektu to czwarty i najważniejszy etap projektu. Etap ten może przebiegać równolegle z etapem realizacji. Zapewnia terminową realizację celów określonych w planie projektu.
Sposoby ochrony nowego pomysłu na biznes przed oszustwami i kradzieżąJako kierownik projektu możesz ustalić Key Performance Indicators (KPI) i Krytyczne Czynniki Sukcesu (CSF), aby mieć pewność, że nikt w Twoim zespole nie odejdzie od planu projektu. Na tym etapie należy również monitorować i śledzić nakład pracy i koszty projektu, aby upewnić się, że projekt mieści się w budżecie.
Faza 5: Zamknięcie projektu
Zamknięcie projektu jest ostatnim etapem zarządzania projektem, oznaczającym koniec projektu. Kierownik projektu może zatrudnić zewnętrzne talenty i kontrakty, aby przyspieszyć zadania podczas realizacji projektu. Przed zamknięciem projektu kierownik projektu powinien rozwiązać wszystkie umowy i dopełnić niezbędną dokumentację.
Aby zastanowić się nad niepowodzeniami i sukcesami projektu, większość zespołów projektowych zawsze organizuje spotkanie podsumowujące po zakończeniu projektu. Kierownik projektu robi to, aby mieć pewność, że zespoły uczą się na błędach i poprawiają ogólną produktywność w przyszłych projektach.
Na tym ostatnim etapie kierownik projektu powinien napisać pełny i szczegółowy raport obejmujący każdy aspekt projektu. Raport i dane zebrane w trakcie projektu są bezpiecznie przechowywane do wykorzystania w przyszłości.
Uwagi końcowe
Jeśli chcesz pomyślnie przejść przez projekt, powinieneś opracować plan, wyznaczyć cele i mieć odpowiednie narzędzia i zespół, aby osiągnąć swoje cele.
Możesz korzystać z oprogramowania do zarządzania opartego na chmurze na każdym etapie projektu, aby przyspieszyć harmonogram i poprawić produktywność. Podziel swój projekt na różne fazy, aby był przewidywalny, łatwy w realizacji i zarządzaniu.
