Pomysł posiadania pracowników zdalnych staje się coraz bardziej popularny w świat biznesu. Ale wahanie i strach przed utratą kontroli wciąż towarzyszą wielu właścicielom firm. Dlaczego?
Mimo że pracownicy zdalni pozwolą firmom zaoszczędzić pieniądze w porównaniu z zatrudnianiem pracowników na pełen etat, którzy są obecni w biurze, pracodawcy obawiają się spadku produktywności oraz braku kontroli i nadzoru.
Brak osobistego kontaktu na co dzień może prowadzić do nieporozumień, ale istnieje wiele narzędzi i technik, które mogą temu zaradzić.
W rzeczywistości, praca zdalna może być korzystna dla pracodawców oszczędzając im czas i pieniądze. Oprócz tych dwóch głównych powodów, dowiedzmy się, jak może to przynieść korzyści Twojej firmie i jakie są najlepsze sposoby na utrzymanie kontroli nad pracownikami zdalnymi.
Dlaczego praca zdalna jest korzystna dla biznesu?
- Pracownicy mogą się lepiej skoncentrować, ponieważ jest mniej rozpraszaczy niż w biurze. Większa koncentracja oznacza więcej wykonanej pracy.
- Pracownicy mogą sami kontrolować swoje środowisko pracy; ustawili swoje miejsce pracy i godzin pracy. Elastyczne godziny pracy zachęcają pracowników do cięższej pracy, ponieważ nie są oni związani godzinami pracy w biurze.
- Pracownicy mogą teraz zachować równowagę między życiem prywatnym i zawodowym, bez konieczności spędzania długich godzin w biurze.
- Pracodawcy nie potrzebują przydzielonej powierzchni biurowej, co pozwala im zaoszczędzić pieniądze, które mogą przeznaczyć na inne działania.
- Pracodawcy mogą otrzymać wysokiej jakości pracę i wysoko ocenianych freelancerów za stawkę godzinową, bez konieczności wypłacania pensji.
- Daje to również pracodawcom większą elastyczność, ponieważ nie są uwiązani do biura, aby nadzorować pracę i dopilnować, aby wszystko zostało wykonane.
Co mogą zrobić pracodawcy, aby zapewnić sobie kontrolę nad pracą zdalną?
Nawiąż częstą komunikację
Jedną z trudności, która niepokoi wielu pracodawców w przypadku pracowników zdalnych, jest brak bezpośredniego kontaktu, co może prowadzić do nieporozumień w pracy. Musisz ustanowić jasny i łatwy kanał komunikacji między Tobą a pracownikami zdalnymi.
4 wskazówki, jak zwiększyć produktywność swojej firmyNiezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie zadania, prośbę o aktualizacje czy pomoc w rozwiązaniu problemu, Twoi pracownicy muszą mieć możliwość łatwego skontaktowania się z Tobą i odwrotnie. Dzięki różnym narzędziom dostępnym online Twój rachunek telefoniczny nie musi ponosić kosztów.
Istnieje wiele bezpłatnych aplikacji, takich jak Skype or Google Hangouts gdzie możesz kontaktować się ze zdalnymi pracownikami przez telefon lub połączenie wideo. Pozwalając na szeroki zakres, możesz ustawić spotkanie z wieloma osobami jednocześnie.
Spotkania są jednym ze sposobów na wzmocnienie komunikacji. Nie muszą to być długie spotkania, które zajmą dużo czasu Tobie i Twoim pracownikom, ale krótkie i efektywne spotkania. Przed każdym spotkaniem przygotuj plan ze wszystkimi tematami, które musisz omówić, przedziałem czasowym, aby pozostać na właściwej drodze, i jakie są wyniki, które mają zostać osiągnięte na spotkaniu.
Dzięki tym strategiom pracownicy zdalni poczują się silnie związani z zespołem biurowym. W rzeczywistości badanie wykazało, że 87% pracowników zdalnych czuje się bardziej połączonych dzięki wideokonferencjom.
Efektywne śledzenie czasu
Bycie w tym samym biurze co Twoi pracownicy nie gwarantuje, że wykonują swoją pracę w odpowiednim czasie. Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy pracują zdalnie, czy nie, korzystanie z oprogramowanie do śledzenia czasu śledzenie czasu pracy pracowników jest kluczowe dla każdej firmy.
Dzięki temu oprogramowaniu będziesz mógł łatwo śledzić, kiedy pracownicy zaczynają pracę, robią przerwy, kończą pracę i są nieobecni. Pracodawcy mają kontrolę nad tym oprogramowaniem; mogą ustawiać punkty dostępu umożliwiające pracownikom rejestrowanie godzin z określonych lokalizacji, zatwierdzać lub odrzucać ręczne zmiany, a nawet generować arkusze czasu pracy. Istnieje wiele narzędzi do śledzenia czasu online, takich jak ClockIn Portal, Toggl, Time Doctor itp.
Jak kolor wpływa na marketing i brandingAplikacje takie jak ClockIn Portal mają zasięg, aby śledzić odległości dla kierowców, podczas gdy Toggl ma również integrację z zarządzaniem projektami. Dzięki śledzeniu czasu Twoi pracownicy mogą dodawać notatki dotyczące zmian i informować Cię o postępach, zapewniając, że nie marnujesz czasu.
Narzędzia do zarządzania projektami i współpracy
W wielu przypadkach pracownicy zdalni czują się odizolowani od zespołu biurowego i odłączeni, ponieważ rzadko się komunikują. Oprócz wzmacniania komunikacji musisz zapewnić, że cały zespół współpracuje i pracuje razem nad projektami.
Zarządzanie projektami to świetny sposób na śledzenie postępów w projektach i pomaga Tobie, Twojemu zespołowi i pracownikom zdalnym być na tej samej stronie. Popularne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana lub Basecamp umożliwiają przydzielanie zadań, komentowanie ich, realizowanie zadań, ustalanie terminów i wiele więcej.
Jeśli chodzi o narzędzia do współpracy, Dropbox i Dysk Google udostępniać pliki i dokumenty. Możesz zdalnie wymieniać pliki, zostawiać komentarze i wprowadzać edycje.
Google Drive oferuje szeroką gamę narzędzi, takich jak arkusze, slajdy, dokumenty i wiele innych. Dzięki wszystkim tym dostępnym narzędziom online (głównie za darmo) współpraca nad pracą i nadzorowanie projektów nigdy nie było łatwiejsze.
Inne wirtualne narzędzia biznesowe
Oprócz tych narzędzi, istnieje wiele innych narzędzi, których możesz użyć, aby usprawnić i ułatwić zdalny przepływ pracy. Na przykład, dzięki wirtualnej skrzynce pocztowej, Ty i Twoi pracownicy możecie zalogować się do internetowej skrzynki pocztowej i obsługiwać całą pocztę firmową.
Możesz przekierować, zeskanować, zarchiwizować lub zniszczyć pocztę za pośrednictwem telefonu komórkowego lub komputera po wybraniu opcji wirtualny adres dla dostaw Twojej firmy.
Jakie firmy kreatywne korzystają z usług udostępniania dużych plików?Inne narzędzia, takie jak MailChimp, będą zdalnie zarządzać e-mail marketingu lub Hoot Suite zautomatyzuje Twoje posty w mediach społecznościowych. Kontrola środowiska pracy, czy to zdalnej, czy w biurze, jest o wiele łatwiejsza niż kiedyś. Firmy szybko przyjmują styl pracy zdalnej, a firmy, które w pełni działają z zespołami zdalnymi, stają się coraz bardziej powszechne.
